[TIPS] Cara mudah mengolah data dalam Excel tanpa harus menghafal rumus/fungsi

Dalam keseharian, seringkali kita dihadapkan pada masalah-masalah yang perlu kita selesaikan dengan perhitungan matematis. Perhitungan tersebut dapat kita lakukan dengan banyak metode dan aplikasi pembantu, diantara nya dengan kalkulator, tabel hitung, dll. Adapula yang menggunakan software seperti minitab, matlab, dan excel.

Diantara software-software perhitungan tersebut saya yakin anda sudah familiar dengan Excel. Software ini adalah salah satu dari sepaket Microsoft Office. Software ini biasanya digunakan untuk pengolahan data-data numerik. Dalam excel terdapat fungsi-fungsi khusus yang diperlukan untuk mengolah data yang kita harapkan.

Nah, kali ini saya ingin berbagi tips bagaimana cara :

– Menyimpan file otomatis secara periodik

– Mengoptimalkan excel dengan memunculkan shortcut yang sering digunakan

– Menemukan jenis fungsi yang tepat untuk memecahkan masalah perhitungan

*) Menyimpan file otomatis secara periodik

Menyimpan file adalah hal sangat kecil yang sering kita abaikan prioritasnya. Padahal menyimpan adalah hal yang terpenting dalam proses pembuatan dokumen atau pengeditan. Sebuah file yang diedit tanpa disimpan atau dibuat tanpa disimpan adalah tak berarti. Terkadang malah, kita sering mengalami apa yang sering dikatakan orang dengan penyakit ‘lupa’. Bekerja di depan komputer tak ayal memunculkan stres tersendiri. Ada kalanya ketika kita terlanjur stres kita tidak sadar menutup window pekerjaan kita, dan mengklik “NO” saat komputer menanyai apakah dokumen tadi akan di save atau tidak. Dan selanjutnya, kita akan mengerang frustasi. Atau kejadian lain seperti, disaat anda bekerja tiba-tiba komputer hang/mati/terputus dengan arus listrik bagi komputer jenis dekstop yang langsung mendapat power dari AC, kecuali ia menyediakan power suplly, maka hal ‘mati dadakan’ tersebut akan teratasi.

Nah, untuk menghindari kemungkinan-kemungkinan tersebut, dalam excel sendiri sudah menyediakan fitur khusus untuk menyimpan otomatis file yang diedit secara berkala. Mungkin cara ini sudah banyak orang yang mengetahuinya, tapi mungkin banyak juga yang belum.

Nah caranya adalah sebagai berikut ;

Klik kanan pada bagian yang kosong di sebelah kanan menubar, dan pilih Customize Quick Access Toolbar

pic1234

Akan muncul kotak dialog berikut, lalu pilih tab Save, dan cek list pada Save auto recover, setting properti sesuai dengan keinginan anda, berapa menit sekali aplikasi akan melakukan penyimpanan, dimana file AutoRecover akan disimpan, dll.

pic1234

Selanjutnya klik OK. Untuk menyetujui konfigurasi.

*) Mengoptimalkan excel dengan memunculkan shortcut yang sering digunakan

Shortcut adalah icon yang ditujukan langsung ke fungsi tertentu secara langsung. Namun pada pengaturan default, tidak semua shortcut akan ditampilkan pada layar karena keterbatasan space untuk meletakkan icon-icon tersebut. Oleh karena itu kita perlu bijak memilih shortcut-shortcut tertentu yang sering kita gunakan saja untuk ditampilkan ke display menu.

Caranya sederhana, sama seperti tadi, klik kanan pada bagian space yang kosong di sebelah kanan menu bar dan pilih Customize Quick Access Toolbar. Namun kali ini, kita akan mengatur bagian Customize

pic1234

seperti contoh pada gambar di atas, semisal kita ingin memunculkan icon wordart, pilih kategory all command, lalu cari command yang ingin anda tampilkan di display sebagai shortcut icon. kemudian klik add dan OK

Maka secara otomatis, icon wordart akan muncul di display.

pic1234

Selanjutnya,

*) Menemukan jenis fungsi yang tepat untuk memecahkan masalah perhitungan

Masalah memilih fungsi apa yang tepat untuk kita gunakan untuk pemecahan masalah tertentu pada excel sering menjadi kendala bagi beberapa orang dalam mengolah data di excel. Kita sebagai manusia tentu memiliki keterbatasan untuk mengingat semua rumus atau fungsi. Untuk alasan inilah gunanya teknologi diberdayakan.

Jika anda menemukan kendala dalam pengolahan data, jalan keluar tercepat jika tidak ada orang yang sanggup mengajari anda adalah internet. Cobalah untuk browsing di internet.

Cara kedua, yang tidak menuntut anda mengeluarkan biaya untuk online, dengan membuka fasilitas help pada excel atau dengan menekan tombol F1 pada keyboard anda. Fitur ini sangat bermanfaat sebagai guide jika kita kebingungan dengan rumus/cara-cara pengolahan data tertentu. Namun fitur ini, masih terdpat kekurangan yaitu, anda akan dapat mengambil manfaat dari fitur ini jika anda bisa berbahasa Inggris. Karena kontennya berbahasa Inggris.

Awali keyword pencarian dengan kata How, misalkan anda ingin mengeksport file menjadi PDF tetapi anda tidak tahu caranya, ketikkan “How to publish to PDF”

pic1234

Nah, sekian tips excel kali ini, ingin yang lain? Silahkan request.

Mari belajar bersama.

Salam.

About Iin aryani

I don't wanna be a "Copycat" but, something they need to copy.

Posted on 2 July 2013, in Tips and Trik and tagged . Bookmark the permalink. 3 Comments.

  1. ok thank ini membntu wlau bnyak yg blum dmengrti?

  2. Asss…. Bang saya pengolah data di sebuah kantor tapi sy blm bgtu percaya dri dgn ilmu saya, ada gak cara atau sofwear yg dapat membntu utk mengolah data sperti berapa jml laki dan perempuan dan strusnya…???

Komentar untuk penulis

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: